Regulamin Zgłoszeń wewnętrznych,
określający procedury zgłaszania przypadków naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących Zgłoszeń
(„Regulamin”)

 

w Enervigo sp. z o.o. z siedzibą w Mielcu („Pracodawca”)

§ 1 Cel wprowadzenia Regulaminu, podstawy prawne

1. Celem niniejszego Regulaminu jest w szczególności określenie:

a. naruszeń prawa podlegających Zgłoszeniu w oparciu o postanowienia Regulaminu,
b. kręgu osób uprawnionych do dokonania Zgłoszenia,
c. zasad przyjmowania i procedowania dokonanych Zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanych Działań następczych,
d. roli, zakresu zadań i obowiązków uczestników procesu związanego z dokonanym  Zgłoszeniem,
e. zasad zachowania i ochrony poufności tożsamości osób objętych taką ochroną,
f. ochrony uprawnionych osób przed Działaniami odwetowymi.

2. Zasady zawarte w Regulaminie nie naruszają ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwym organom państwowym zgodnie z ich kompetencjami, w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

3.   Postanowienia Regulaminu realizują cele wymienione 2 § 1 ust. 1 w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, w szczególności:

a.   Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), zwaną dalej „Ustawą”,
b.   Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305, s. 17,
c.   Rozporządzenie PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.).

 

§ 2 Definicje

1.   Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

a.   Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Pracodawcę lub Organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz
w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym: przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych, naprawienia szkody lub zamknięcia procedury przyjmowania i/lub weryfikacji Zgłoszeń,
b.   Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane dokonanym Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym,
a które narusza lub może naruszyć prawa Zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Zgłaszającemu,
c.   Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której Zgłaszający pracuje lub pracował, lub
w innej organizacji, z którą Zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakty w Kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia,
d.   Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie Zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań,
e.   Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy, służby lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa,
f.     Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 Ustawy,
g.   Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym, jako osoba która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana,
h.   Osobie Pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Zgłaszającemu w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą,
i.     Osobie Powiązanej ze Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Zgłaszającego,
j.     Pracodawcy – należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.),
k.   Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1110),
l.     Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej,
m.   Zgłoszeniu – należy przez to rozumieć (w zależności od kontekstu) ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne,
n.   Zgłaszający – należy przez to rozumieć osobę fizyczną dokonującą Zgłoszenia w celu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą (w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek organu statutowego Pracodawcy, osoba pracująca pod nadzorem Pracodawcy, podwykonawca, dostawca, stażysta, wolontariusz, kandydat do pracy, praktykant),
o.   Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa w przedsiębiorstwie Pracodawcy,
p.   Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Organowi publicznemu lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich,
q.   Upoważnionej osobie – należy przez to rozumieć Pracownika posiadającego pisemne upoważnienie Pracodawcy do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w Zgłoszeniu wewnętrznym,
r.    Zespole – należy przez to rozumieć zespół złożony z Upoważnionych Osób do przyjmowania, rozpatrywania Zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania Działań następczych.

 

§ 3 Zakres podmiotowy oraz przedmiotowy Zgłoszenia

1.   Przedmiotem Zgłoszenia mogą być Informacje o naruszeniu prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

a. zamówień publicznych,
b. usług, produktów i rynków finansowych,
c. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
d. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
e. bezpieczeństwa transportu,
f. ochrony środowiska,
g. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
h. bezpieczeństwa żywności i pasz,
i. zdrowia i dobrostany zwierząt,
j. zdrowia publicznego,
k. ochrony konsumentów,
l. ochrony prywatności i danych osobowych,
m. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
n. interesów finansowych Unii Europejskiej,
o. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy oraz opodatkowania osób prawnych.

 

§ 4 Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia

1.   Osobami uprawnionymi do dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, w Kontekście związanym
z pracą są Zgłaszający w rozumieniu definicji wskazanej we wstępie Regulaminu.

2.   Regulamin stosuje się odpowiednio również względem Osoby Pomagającej (Zgłaszającemu)
w dokonaniu Zgłoszenia.

 

§ 5 Okoliczności uzasadniające wyłączające stosowanie Regulaminu

1.   Przepisów Regulaminu nie stosuje się, jeżeli:

a.   Zgłoszenie wewnętrzne nie zostało dokonane w Kontekście związanym z pracą lub Zgłaszający działała w złej wierze,
b.   Informacja o naruszeniu prawa nie dotyczy interesu publicznego lub szerszego grona osób lub gdy dotyczy wyłącznie interesu lub praw Zgłaszającego,
c.   zostało dokonane przez sprawcę naruszenia prawa, który w związku z dokonanym Zgłoszeniem wewnętrznym wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.

2.   Zgłoszenia anonimowe nie podlegają rozpoznaniu w oparciu o przepisy Regulaminu.

 

§ 6 Podmioty (osoby) upoważnione do przyjmowania

Zgłoszeń wewnętrznych i Działań następczych

1.   Osobami upoważnionymi przez Pracodawcę do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych są członkowie Zespołu.

2.   Podmiotem uprawnionym do rozpatrywania Zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację danego Zgłoszenia i dalszą komunikację ze Zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Zgłaszającemu Informacji zwrotnej jest Zespół.

2.   Zespół składa się z wyznaczonych do danego Zgłoszenia Upoważnionych osób.

3.   W związku z realizowanymi zadaniami w ww. zakresie, Upoważnione osoby są zobowiązane  do  traktowania  wszystkich  Zgłoszeń z należytą  powagą i starannością oraz w sposób poufny,
a przy ich rozpatrywaniu – zobligowane do kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu.

4.   Członkowie Zespołu realizują zadania określone w Regulaminie na podstawie pisemnego upoważnienia Pracodawcy.

 

§ 7 Dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ich przyjmowania

1.   Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane:

a. pisemnie – pocztą na adres korespondencyjny Enervigo sp. z o.o., ul. Inwestorów 23, 39-300 Mielec, z wyraźnym wskazaniem Osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń (i adnotacją „do rąk własnych”),
b. elektronicznie na adres email sygnal@enervigo.com, jako wyznaczony do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych,
c.  ustnie – podczas rozmowy telefonicznej ze wskazaną Osobą upoważnioną,
d.  ustnie – podczas spotkania bezpośredniego ze wskazaną Osobą upoważnioną.

2.       Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

a. dane Zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub adres mailowy),
b. datę i miejsce sporządzenia Zgłoszenia wewnętrznego,
c. dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa w tym imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
d. opis naruszenia prawa oraz datę, miejsce i okoliczności zdarzenia,
e. informację czy Zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swej tożsamości,
f. podpis Zgłaszającego (za wyjątkiem Zgłoszeń wewnętrznych, dokonanych ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania – vide: § 7 ust. 1 lit. d.)

3.   Zgłaszający może dołączyć do Zgłoszenia wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa, wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.

4.   Wzór karty Zgłoszenia wewnętrznego, stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

5.   W przypadku Zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego w trybie:

a. § 8 ust.1 lit. c., Upoważniona osoba sporządza protokół z rozmowy telefonicznej informując Zgłaszającego o możliwości jego weryfikacji, poprawienia i podpisania,
b. § 8 ust.1 lit. d., Upoważniona osoba sporządza protokół ze spotkania umożliwiając Zgłaszającemu jego sprawdzenie, poprawienie i podpisanie.

 

§ 8 Rejestracja Zgłoszeń

1.   Po wpłynięciu Zgłoszenia wewnętrznego Upoważniona osoba dokonuje rejestracji Zgłoszenia
i przekazuje takie Zgłoszenie Zespołowi.

2.   Zespół dokonuje wstępnej weryfikacji formalnej oraz merytorycznej i w terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia potwierdza Zgłaszającemu przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego oraz informuje, czy Zgłaszający będzie korzystał z ochrony przed Działaniami odwetowymi.

3.   Obowiązek potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia istnieje pod warunkiem, że Zgłaszający podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia.

4.   Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym Zgłoszeniem wewnętrznym, Upoważniona osoba może skontaktować się ze Zgłaszającym poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie sprawy.

5.   Zgłoszenie dokonane w oparciu o przepisy Regulaminu podlega rejestracji w rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych, za którego prowadzenie odpowiada wyznaczony Osoba upoważniona do przyjmowania Zgłoszeń.

6.   W rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się w szczególności dane dotyczące:

a. numeru sprawy,
b. przedmiotu naruszenia,
c. daty dokonania Zgłoszenia wewnętrznego,
d. informacji o podjętych Działaniach następczych,
e. daty zakończenia sprawy.

7.   Rejestr Zgłoszeń prowadzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 2 do Regulaminu.

 

§ 9 Rozpatrywanie Zgłoszeń

1.   Po potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, Zespół rozpatruje Zgłoszenie wewnętrzne w celu ustalenia zasadności wskazanych okoliczności, podejmuje z zachowaniem należytej staranności przewidziane w Regulaminie Działania następcze oraz przekazuje Informację zwrotną Zgłaszającemu.

2.   Przekazanie Zgłaszającemu Informacji zwrotnej należy dokonać w terminie do 3 miesięcy od daty przyjęcia Zgłoszenia lub w terminie do 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, jeśli potwierdzenie miało miejsce.

3.   Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych Działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

4.   Weryfikacja zasadności Zgłoszenia wewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego w oparciu o obowiązujące regulacje oraz informacje uzyskane z komórek organizacyjnych, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru Zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad zachowania bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości.

5.   Na wniosek Osoby upoważnionej do przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń każdy Pracownik jest zobowiązany udzielić potrzebnych informacji lub udostępnić wnioskowane dokumenty, potrzebne do ustalenia wszystkich okoliczności rozpatrywanego Zgłoszenia wewnętrznego.

6.   Każdy Pracownik jest zobowiązany do współpracy w zakresie niezbędnym dla prowadzonego  postepowania  wyjaśniającego, w szczególności do udzielenia potrzebnych informacji oraz stawienia się we wskazanym terminie w celu jego wysłuchania.

7.   W toku postępowania Upoważniona osoba odpowiada za zgromadzenie dokumentów potrzebnych do ustalenia zasadności Zgłoszenia wewnętrznego, zaś podejmowane czynności utrwala w formie sporządzanej notatki służbowej.

8.   Z wysłuchania Pracowników wezwanych celem złożenia wyjaśnień sporządza się protokół.

9.   Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, w posiadanie których weszły
w trakcie lub w związku z prowadzonym postępowaniem. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu postępowania.

10.           Po dokonaniu weryfikacji zasadności Zgłoszenia wewnętrznego i oceny prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w jego treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem informacji końcowej:

a. potwierdzającej prawdziwość Informacji o naruszeniu prawa lub
b. niepotwierdzającej prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa.

11.           Informacja końcowa w sprawie Zgłoszenia wewnętrznego zawiera w szczególności opis naruszenia prawa,  ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności Zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku Zgłoszeń  zasadnych, rekomendacje o stosownych działaniach w stosunku do Osoby, której Zgłoszenie dotyczyło oraz określa zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń w przyszłości.

12.           Po zapoznaniu się z informacją końcową w sprawie Zgłoszenia wewnętrznego Pracodawca podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

 

§ 10 Ochrona danych, zasady zachowania poufności tożsamości

oraz postępowanie z dokumentacją

1.   Dane osobowe Zgłaszającego oraz Osoby, której Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy, podlegają ochronie prawnej, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

2.   Dane osobowe Zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, z zastrzeżeniem przypadków, w których ujawnienie tożsamości zgłaszającego wymagane jest na podstawie obowiązujących przepisów lub dokonane zostanie za wyraźną zgodą Zgłaszającego.

3.   Zgłaszającego należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości może stać się koniecznym, np. w przypadkach określonych przepisami prawa procesowego.

4.   Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego Zgłoszenia wewnętrznego:

a. nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa,
b. podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz Osoby, której Zgłoszenie dotyczy,
c. w celu uniemożliwienia dostępu osób nieupoważnionych, dokumenty i informatyczne nośniki danych w niej zawarte, jest przechowywana w szafie w zamykanym pomieszczeniu biurowym, do którego dostęp posiadają jedynie Upoważnione osoby,
d. zawierająca dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia jest przechowywana przez okres przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym dokonano Zgłoszenia wewnętrznego i zakończono realizację Działań następczych.

 

§ 11 Działania odwetowe

1.   Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie Pracownika w Kontekście związanym z pracą, a któremu przyznana została ochrona w oparciu o przepisy Regulaminu. Zabrania się stosowania względem zgłaszającego wszelkich Działań odwetowych, jak również gróźb lub prób ich stosowania.

2.   Zabronione jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie zgłaszającego pozostające w związku z dokonanym Zgłoszeniem, w szczególności stosowanie Działań odwetowych w zakresie:

a. odmowy nawiązania stosunku pracy,
b. wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia,
c. niezawarcia umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę zawartej uprzednio na okres próbny lub niezawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy Pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że taka umowa zostanie z nim zawarta,
d. obniżenia wynagrodzenia za pracę,
e. wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu,
f. pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie za pracę świadczeń związanych z jej wykonywaniem,
g. przeniesienia Pracownika na niższe stanowisko pracy,
h. zawieszenia w wykonywaniu obowiązków (pracowniczych lub służbowych),
i. przekazania innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
j. niekorzystnej dla Pracownika zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu jej czasu,
k. negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinią o pracy,
l. nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze,
m. wstrzymania udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
n. nieuzasadnionego skierowania na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badanie,
o. utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi przesłankami w tym zakresie.

 

§ 12 Ochrona osób dokonujących Zgłoszenie

1.   Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia Informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie jej dokonywania i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa, bez względu na to czy w toku postępowania doszło do potwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa.

2.   Regulacja § 11 ust. 2 stosuje się do Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby Powiązanej ze Zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą zatrudniającym Zgłaszającego.

3.   Potwierdzenie zastosowania względem Zgłaszającego Działań odwetowych w związku
z dokonanym Zgłoszeniem stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej
z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

4.   W związku z realizowaną ochroną przed Działaniami odwetowymi, Upoważnione osoby (członkowie Zespołu) zobowiązani są do monitorowania sytuacji kadrowej Zgłaszającego.

5.   Działania podejmowane w zakresie ochrony osób dokonujących Zgłoszenia obejmują przede wszystkim:

a.   ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony Zgłaszającemu oraz Osobie Pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia,
b.   odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń
o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym, w procesie ochrony Zgłaszającego oraz Osoby Pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia,
c.   ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązań, o których mowa powyżej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dyscyplinarnymi.

6.   Zgłaszającego należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w przypadku wszczęcia postępowania karnego.

§ 13 Prawo do Zgłoszenia zewnętrznego

1.   Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich, z pominięciem procedury przewidzianej w Regulaminie, w szczególności gdy:

a.   Pracodawca nie podejmie Działań następczych lub nie przekaże Zgłaszającemu Informacji zwrotnej w obowiązującym terminie 7 dni, lub
b.   Zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko powstania/wyrządzenia nieodwracalnej szkody, lub
c.   dokonanie  Zgłoszenia  wewnętrznego  narazi  lub może narazić Zgłaszającego na  Działania odwetowe, lub
d.   w przypadku Zgłoszenia wewnętrznego istnieje małe prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę, z uwagi na okoliczności sprawy (np. istnieje możliwość zniszczenia lub ukrycia dowodów lub istnieje możliwość zmowy między Pracodawcą, a sprawcą naruszenia prawa).

2.   Zgłoszenie  dokonane  do  Organu  publicznego  z pominięciem procedury określonej
w Regulaminie nie skutkuje pozbawieniem Zgłaszającego ochrony wynikającej z Ustawy.

 

§ 14 Sposoby dokonywania Zgłoszeń – ujawnienie publiczne

1.   Zgłaszający dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:

a.   dokonał Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej określonym w Regulaminie, Organ publiczny nie podjął odpowiednich Działań następczych lub nie przekazał Zgłaszającemu Informacji zwrotnej lub
b.   dokonał od razu Zgłoszenia zewnętrznego, a Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej w ustalonej procedurze Zgłaszania naruszeń prawa, nie podejmie odpowiednich Działań następczych lub nie przekaże Zgłaszającemu Informacji zwrotnej.

2.   Wymogi  określone  w  § 14 ust.  1  nie  mają  zastosowania,  gdy  Zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:

a.   naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego,
w szczególności istnieje ryzyko powstania nieodwracalnej szkody, lub
b.   dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Zgłaszającego na Działania odwetowe lub
c.   w przypadku Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na okoliczności sprawy (np. istnieje możliwość zmowy między Organem publicznym a sprawcą naruszenia prawa lub udziału samego Organu publicznego w naruszeniu).

3.   Zapisów § 14 ust.1 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli przekazanie Informacji o naruszeniu prawa nastąpiło bezpośrednio do organów prasowych, w którym to przypadku stosuje się przepis art. 15 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz.U. z 2018 r. poz.1914 z późn. zm.).

 

§ 15 Postanowienia końcowe

1.   Regulamin podlega publikacji w sposób zwyczajowo przyjęty u Pracodawcy wraz z danymi kontaktowymi do Rzecznika Praw Obywatelskich (Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa).

2.   W przypadku dokonania jakiegokolwiek Zgłoszenie w danym roku kalendarzowym, Zespół sporządzi roczne sprawozdanie statystyczne z liczby przyjętych w nim Zgłoszeń oraz wynikach ich rozpatrzenia – każdorazowo do 31 marca roku następującego, po roku za jaki sporządzono dane sprawozdanie.

 

Załączniki do Regulaminu:
Załącznik Nr 1 – Wzór Formularza Zgłoszenia naruszenia prawa